O sistema de ordem de serviço possibilita a automação, controle e análise na elaboração deste documento, tão importante no dia a dia da empresa. Confira, a seguir, o significado e relevância da ordem de serviço, bem como de seu sistema de automação.
O que é ordem de serviço?
Uma ordem de serviço (OS) trata-se de um documento formal responsável por registrar as atividades da empresa e formalizar pedidos. Nele, são descritas as informações referentes a um serviço prestado, seja externo (prestado a um cliente) ou interno (dentro da empresa). Garante a segurança de um negócio e mantém o fluxo de trabalho em ordem.
Quando é externa, depois de acordada com o cliente, a ordem de serviço passa a ser utilizada internamente para guiar as atividades que precisarão ser feitas. Com o tempo, ela vai passando por algumas alterações para atualizar quantos aos seguintes passos e processos já concluídos.
Não existe uma regra, mas o documento costuma conter:
- Número da ordem de serviço (para facilitar sua identificação)
- Relação da empresa e dos funcionários prestadores do serviço
- Qualificação completa do cliente
- Descrição detalhada acerca da mão de obra do serviço, bem como o seu valor
- Descrição detalhada acerca dos riscos do serviço
- Data de emissão do documento
- Data de execução do serviço
Sua importância para a empresa
A ordem de serviço atende diversas atividades e funciona como registro interno da empresa, instrumento de controle de produtividade, controle contábil, descrição detalhada do serviço para o cliente e para os funcionários, bem como recibo de realização do serviço.
Como orienta tantas tarefas, esse documento é muito importante para a empresa. Envolve as expectativas do cliente e do prestador de serviço. Através dela, se torna possível realizar o controle de tempo, mão de obra e até recursos investidos na tarefa. Refina os processos e otimiza o tempo de trabalho da equipe envolvida.
Como funciona o sistema de ordem de serviço
Com os avanços tecnológicos, se tornou possível contar com ferramentas, equipamentos e softwares que automatizam, otimizam e tornam muitos processos mais eficientes na empresa. O sistema de ordem de serviço, por exemplo, permite a emissão deste documento, bem como seu armazenamento e análise das atividades envolvidas no serviço solicitado, bem como uma visão geral de tudo o que está acontecendo na empresa.
Todas as informações necessárias para a realização do serviço são concentradas em um único lugar, com facilidade de acesso e monitoramento. O sistema torna possível gerar relatórios de vendas e análises personalizadas de acordos específicos.
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